El significado de ERP puede variar dependiendo del mercado, usualmente las compañías lo catalogan como un “sistema”, el cual automatiza y/o ayuda a realizar procesos dentro y fuera de la empresa tanto para guardar información como para administrar de forma correcta. Con él, se puede monitorear, autorizar, dar instrucciones, hacer checklist o crear una línea de comunicación, fungir como control de inventario, administrador de clientes e información etc.; ya sea usando un software de propietario o creado por un proveedor de servicios administrados de forma personalizada, sea cual sea el mercado o giro de negocio que se tenga, un ERP puede hacer cosas muy diferentes contenidas en un mismo software, adaptándose a las necesidades de la organización.
Características esenciales de un sistema ERP
- Cubre las necesidades que requiere la compañía a nivel software.
- Permite tener flexibilidad ante cambios de enfoque del negocio.
- Fácil de usar (uso interno)
- Desarrollo flexible; fácil de desarrollar y de innovar.
- Eficiencia en procesos y digitalización del trabajo; lo cual también otorga prestigio a las organizaciones frente al mercado.
- Estandarización, compatibilidad y fidelización en el mercado; siendo un software común entre las empresas, vuelve y mantiene los procesos más ágiles.
- Mantenimiento por proceso; actualizaciones automáticas.
- Continuidad del servicio.
- Costos de implantación, licencias y mantenimiento a la medida.
¿Cómo ayuda a mi negocio la implementación de un ERP?
La pregunta más frecuente con la que nuestro equipo de consultoría se encuentra, refiriéndose específicamente al giro de negocio en particular y al tema del retorno de inversión (ROI), para un ERP, el tipo de mercado o giro de negocio no tiene mayor importancia en realidad, se puede aplicar a cualquier empresa, que dentro de las áreas de oportunidad digitalmente hablando (gap analysis), quiera mejorar procesos y/o manejar la información de forma ágil, llegando a optimizar gastos y maximizar la inversión. Esto, a su vez, ayuda a innovar y lograr un acercamiento total al cliente.
Ya que los ERP se pueden adaptar a cualquier giro o industria, lo que se debe de tomar en cuenta son las necesidades específicas de la empresa, según la consultoría previa y a partir de esa información decidir qué tipo de ERP implementar.
¿Qué tipos de ERP existen y cuál le conviene más a mi empresa?
Hay varios tipos de software para empresas, todos cumplen con la misma función de crear un entorno digital, pero como habíamos dicho, cada empresa es diferente y por lo tanto tienen necesidades diferentes.
- A la medida: Software desarrollado desde cero por un equipo o una fábrica de software, después de una consultoría integral, cubriendo las necesidades de la organización.
- De fabricante: Software prefabricado, listo para su implementación. Existen varios fabricantes de software el cual todos ayudan para la misma función, tales como: SAP, Microsoft Dynamics (AX, GP, NAV, SL, 365), Oracle, Odoo, Quonext, Bisorus. Adonix, Totvs.
- Por tipo de instalación: En el mercado existen dos tipos de instalación de software ERP, tales como:
- Nube: Accesible desde cualquier dispositivo y escalable sobre demanda.
- Local: En el servidor y las instalaciones de la misma empresa, más centralizado.
- Por tipo de solución: Existen dos vertientes la cual se adaptan a tu empresa:
- Vertical: Diseñado con un enfoque para un sector específico.
- Horizontal: Diseñado con un enfoque más general, pensado para cualquier empresa; este requiere de mayor adaptación.
- Por tipo de desarrollo de software ERP: Por razones de ciberseguridad y adaptabilidad, existen varios tipos de lenguajes de programación los cuales ayudan a brindar la mejor solución. Entre ellos están:
- Código abierto: desarrollo flexible, fácil adaptabilidad y personalización.
- Código end-to-end: enfocado para organizaciones con infraestructuras homogéneas, y por lo tanto más seguro.
Es importante tener en cuenta que para la implementación óptima de un ERP, se requiere una consultoría previa con expertos en el tema para saber cuál o qué tipo de programa ERP es el indicado para tu empresa.
Ejemplos de Usos de los ERP
Como habíamos explicado anteriormente, existen varios usos y tipos de software ERP. Estos tan solo son unos ejemplos en las diferentes industrias y/o giros de negocio hasta el día de hoy:
- Software contable y software de nómina: Automatizar los procesos contables y de nómina permite al departamento financiero tomar mejor decisiones presupuestales.
- Control de almacén: El almacén es parte integral de cualquier actividad industrial, su automatización y digitalización es por lo general el 1er paso antes de ir a la línea de producción o al salir de la misma.
- Gestión de proyectos: El uso más “común”, gestionar un proyecto desde el trabajo creativo hasta la administración de recursos y personal es algo que la mayoría de los project manager usan.
- Sistema de calidad: Supervisar cadenas de producción y procesos corporativos, mitigación de incidentes, manejo de información, así como reporteo y auditorías en cualquier lugar gracias al acceso remoto y al GPS.
- Software de administración: Manejo de recursos físicos y digitales, configuración de procesos, manejo y guardado de información de empleados, desarrollo interno y externo.
- Software de gestión empresarial: Revisiones, auditorías, checklist, confirmaciones para cualquier proceso.
- Sistema de facturación: Toma de decisiones financieras de inicio a fin, tomando en cuenta los pasos a seguir en todos los procesos de los departamentos.
¿Qué hay que tomar en cuenta antes de implementar un ERP?
Reconocer el digital gap que se tiene dentro de una empresa no es una investigación sencilla, por lo que el debate, la prueba y error, saber qué opciones digitales existen y qué tipo de problemas pueden resolver o qué procesos se pueden digitalizar, debe llevarse a cabo bien informados. Y para ello existe la consultoría TI, la cual cubre esta tarea por medio de análisis de procesos e implementación de soluciones, logrando así la inversión óptima de recursos tanto financiera como de infraestructura y logística.