La transformación digital ya tenía tiempo tomando lugar de forma muy gradual, pero el cambio abrupto de la pandemia, obligó a todos a adoptarla de manera más rápida; principalmente al momento de implementar el trabajo a distancia, ya que esto nos obliga a evaluar qué áreas de una organización pueden llevar esta forma de trabajo.
Una vez implementado el Home Office, la importancia recae en consolidarlo a través de metodologías y buenas prácticas, puesto que la productividad aumenta en un 13%, según un estudio de la Universidad de Stanford, siempre y cuando los procesos y las buenas prácticas sean respetadas por todos los involucrados. Sin embargo existen situaciones previas, durante y posteriores que no son parte del home office como tal, pero que afectan el resultado final de varias maneras.
Aspectos a tomar en cuenta para asegurar la productividad
“La cultura se come a la estrategia en el desayuno”. Peter Drucker
Antes de la implementación de home office como parte de la continuidad de servicio, los responsables de cada área, deben identificar varios factores importantes que ayudarán a tomar decisiones informadas.
Los líderes como CEO, COO, CFO y CIO que se enfrentan a este cambio, se han dado cuenta que no solo es en infraestructura y software, sino también otros factores como la gestión de personas o equipos, procesos, KPIs, etc. Tener una cultura digital crea la sinergia entre todos los departamentos involucrados y las herramientas. La continua capacitación a todos los niveles, será una constante, por lo tanto se debe estar preparado y abierto a ello.
Las individualidades son más notables de forma remota, por lo que hay que tomar en cuenta que todos los colaboradores son diferentes al momento de establecer claramente sus tareas y el resultado esperado, además de un modelo virtual donde el contacto con los colaboradores pueda ser constate, directo, personal y también general. El micromanagement es imposible de forma remota, por lo tanto los KPI y los objetivos son el enfoque mediante el cual es más práctico medir el rendimiento para poder mejorar y/o mantener la productividad.
La importancia de los Servicios administrados (SaaS, PaaS, IaaS)
El flujo de trabajo remoto pone a prueba toda la infraestructura de la empresa, no solo los servicios de comunicación y seguridad, sino también los servicios en la nube para colaboradores trabajando en su domicilio o personal en constante desplazamiento.
Los servicios administrados permiten a las empresas mantener la cadena de valor sin interrupciones, además de estar preparadas para el constante cambio que la movilidad y la flexibilidad del trabajo a distancia ofrece. A largo plazo, mantener una seguridad sana, usar los servicios de forma correcta y adoptar una cultura digital con capacitación constante, aumenta el nivel de seguridad del sistema de la compañía.
Continuidad del servicio y continuidad del negocio
La continuidad del servicio es prácticamente un hecho, una vez que los procesos, las buenas prácticas, las tecnologías y las capacitaciones han tomado lugar de forma correcta. Para poder lograr un objetivo es necesaria una consultoría previa para poder evaluar los procesos y protocolos que se deberán instaurar. En el caso de la continuidad del negocio, las buenas prácticas dictan que dicho estudio y/o consultoría toman lugar de forma preventiva y sin importar las circunstancias durante las cuales se haga el plan. Dicho plan tiene como objetivo funcionar sin importar las circunstancias.
La necesidad de las empresas de hacer home office, crea empleos nuevos especializados en TI (como mesas de ayuda o DevOps en modalidad nearshore y offshore) y obliga a que los trabajos existententes cambien en su forma de realizarse, incluso la opción de poder tener empleos de medio tiempo o tiempo completo con flexibilidad de horario. Conseguir y gestionar talento especializado en TI para trabajar vía remota requiere de un proceso de selección mucho más exhaustivo.
Estrés, cultura digital y organizacional
Sin duda alguna, el reto más grande para todo directivo, responsable de área o cualquier colaborador en general es el manejo del estrés (stress), cualquier modalidad de trabajo remota tiene un nuevo nivel de tensión, complejidad y tiende a estar fuera del área de confort, para la cual no siempre se está listo. Por otra parte, se debe no solo adoptar sino también reforzar la cultura organizacional como valores, misión, visión y sobre todo las buenas prácticas 4.0 de la empresa, para mantener los hábitos, la cohesión de los colaboradores así como los procesos y ambiente único de la organización.
El home office llegó para quedarse, sin importar la modalidad o el tiempo que dure, los directivos serán los que tendrán la curva de aprendizaje más grande ya que no sólo medirán y gestionan gente de forma diferente, también tendrán que poner gran atención a la continuidad del servicio y del negocio para mantenerse relevantes e incluso innovar. Las crisis o los cambios drásticos en la forma de trabajar y los mercados generan nuevas oportunidades de crecer o de innovar.