Cinatit y Oraci invirtieron en su transformación digital desde antes que el mundo fuera vulnerado por la COVID-19, para ser exactos iniciaron en 2016. De hecho, su inversión fue de forma modular y gradual para poder ir escalando los servicios administrados a la par de la empresa y poder gestionar eficientemente los recursos financieros, pero al mismo tiempo cayeron en un error muy grave donde caen la mayoría de las empresas que invierten en T4.0: subestimaron dos temas los cuales al iniciar parecían no ser cruciales, pero que sin previo aviso se hicieron más importantes de lo que esperaban por la situación actual de la pandemia. Hacer caso omiso a estos dos temas les ha costado más tiempo y dinero de resolver de lo que ningún otro problema les había costado desde 2016, de hecho, ningún problema desde esa fecha se compara con el problema actual y particular que cada una de estas empresas está enfrentando.
Caso Cinatit
Cinatit, empresa dedicada a la manufactura de piezas para equipo de construcción, tanto para herramientas de precisión como de trabajo pesado, tiene toda su producción y distribución digitalizada y enfocada al cliente de manera 4.0. Es por esto que todas las líneas de producción funcionan de manera automática y con un centro de control, en el cual los ingenieros pueden manipular y hacer cambios a cualquier producto que se fabrica de forma totalmente digital y basada en datos, así como encargarse de las líneas de distribución de dichos productos. Pero a pesar de llevar más de 10 años operando y estar digitalizados industrialmente hablando, tuvieron problemas severos al momento de actualizarse, ya que se demostró que su software de ofimática que usaban no era el original. Esto se conoce como “Shadow IT” o “Tecnología en la Sombra” (herramientas tecnológicas en una organización sin la aprobación del área de TI), lo cual es causa de diversos problemas internos como pérdidas constantes de dinero, atrasos en sus procesos y vulnerabilidades en el resguardo de información.
Empieza el problema Cinatit
En 2020 la pandemia mundial de COVID-19 alteró los mercados por completo. El mercado de la construcción se volvió muy volátil, los clientes son más cautelosos con sus pedidos y las ventas de piezas para construcción bajaron. Por fortuna Cinatit pudo adaptar sus líneas de producción a tiempo gracias a la integración 4.0 y por ende a la continuidad del negocio, cambiando de productos, conforme las líneas de producción lo permiten y según la demanda del mercado. Sin embargo, no contaban con el factor humano y el día a día de la oficina, el cual requiere de software perfectamente homologado e interconectado para poder mantener los esfuerzos del trabajo en equipo a pesar de la distancia.
Por ejemplo, la diferencia entre versiones de software hizo difícil el trabajo con hojas de cálculo, y al mismo tiempo había quienes no podían acceder a documentos creados en otra versión a pesar de ser el mismo editor de texto.
Los servicios de software de ofimática por lo general también incluyen un servicio de nube con el cual el control de versiones y compartir archivos se hace de forma natural, problema el cual Cinatit no había contemplado, al no tener la necesidad de un trabajo remoto.
Caso Oraci
Por otra parte, Oraci, empresa dedicada al servicio de taller automotriz para cualquier locación (indicada por el GPS) por medio de una eCommerce y una app móvil, se está enfrentando a un problema en su departamento de RRHH, ya que es el área menos digitalizada de toda la empresa. Los problemas van desde la falta de datos y procesos automatizados, hasta un mal manejo de la forma en la que se contrata el personal especializado en IT para la gestión y mantenimiento de los sistemas. Estas malas prácticas han provocado que las quejas y retrasos del departamento de Recursos Humanos se sature, de tal manera que han llegado al punto en el que las demás áreas no pueden operar de forma fluida, debido a la falta de intercambio de información y toma de decisiones eficientes, provocando así un cuello de botella en los procesos de la organización.
Empieza el problema Oraci
Oraci tuvo un bajo consumo de sus servicios a inicios del año, pero pudo lograr normalizarlos gradualmente gracias al impulso de la transformación digital, la cual fue previamente implementada en su ecommerce y app. De esta manera que se pudieron enfocar en otro mercado que no era sólo el particular, sino el de la reparación de flotillas de unidades de logística.
“5 de cada 10 empresas en México están duplicando su crecimiento en internet, y 2 de cada 10 registran incrementos al 300% en el volumen de negocios de ventas online.”
A mediados del año, la demanda obligó a la empresa a tener más personal capacitado en todas sus áreas, sobre todo en la IT. Puesto que la comunicación, monitoreo y manejo de equipos se hizo más complejo al necesitar de herramientas más sofisticadas para arreglar camiones de carga y transporte pesado en general, así como conectarse al sistema ERP, el cual administra las flotillas de los nuevos clientes logrando así acceder a datos estadísticos, interpretados y graficados de forma estructurada para la toma de decisiones sobre las reparaciones que cada unidad requiere, pero también prevenir las compras y pedidos de piezas por adelantado o el fallo cercano de alguna unidad.
DESARROLLO DEL PROBLEMA DE CINATIT
En Cinatit, se tomó la decisión de no invertir en software de ofimática, ya que la inversión importante y urgente era la línea de producción y logística, así como la integración de la empresa. Pero se dejó ese gap digital, por ser “solo para labores de oficina”, las cuales se consideraron no tan trascendentales como las de la planta.
Al tener que iniciar el home office, los empleados de oficina de Cinatit tuvieron que llevarse sus equipos de cómputo, pero no todos contaban con una computadora portátil, esto resultó no solo en una falta de equipos sino también en empleados que de pronto se encontraron no solo sin acceso al sistema o acceso a documentos, sino también falta de acceso a software de ofimática. Cinatit se vio sumida en un caos operacional, ya que el software clon de ofimática que se tenía no contaba con todas las aplicaciones que un software licenciado (por lo general como un SaaS) tiene por defecto.
Mientras el aislamiento avanzó, el caos se intensificó hasta que al fin alcanzó al sistema 4.0, (el cual opera los procesos de planta) disminuyendo la producción y eficiencia de esta última. Cuando Cinatit se dio cuenta de dónde estaba el problema, ya era muy tarde, porque justo antes de iniciar el proceso de implementación de software licenciado, la gente de Microsoft les notificó de una auditoría sobre el estado de su software, ya que tenían sospechas de que no era software original.
Cuando los problemas de software de ofimática se intensificaron en el área de recursos humanos, fue la que más sufrió por varios factores. La contratación de nuevo personal se hizo más difícil. Su correcta evaluación y búsqueda requería de procesos nuevos para los cuales el software del área no estaba listo, y por otro lado, la labor de Staffing especializado en IT para todas las nuevas tareas que la continuidad del negocio requiere, fue un tema que prácticamente estaba fuera de control por la falta total de prevención.
Cuando Cinatit intentó reaccionar, ya eran muchas variables negativas; auditoría de Microsoft, home office precario y con muy mala comunicación y un área de recursos humanos el cual tenía cada vez más trabajo el cual evitaba que pudieran reaccionar a las demandas de las demás áreas, además de administrar al personal ya existente, por lo tanto, lo más lógico y sano fue traer a una empresa especializada en IT como PruTech, la cual se encargó de llenar los digital gaps, así como proveer al talento faltante.
DESARROLLO DEL PROBLEMA DE ORACI
En el caso de Oraci, el cuello de botella que se generó al ser el área menos digitalizada fue un verdadero stopper, ya que antes de esto, llevaban mucho tiempo con sus procesos que, aunque manuales, operaban de forma fluida. La inversión se fue postergando en esta área, dado que su tarea digital más compleja es el llenado de datos y status de empleados para el uso de las demás áreas (por ejemplo, finanzas al realizar el pago de nómina). Al momento de necesitar más personal especializado en IT para mantener el sistema siempre funcionando y a los mecánicos con la capacidad digital de poder conectarse a cualquier sistema de los clientes, el caos al entrar en un nuevo mercado impactó las finanzas de la empresa.
Sumado a esto el proceso de contratación se hizo más complejo, ya que buscar y evaluar personal de IT para poder mantener sistemas antes necesitaban de menos supervisión, debido a que el volumen era menor y las complejidades eran mucho menos sofisticadas, además de que el personal de recursos humanos no contaba con las herramientas ni con la experiencia, no solo para buscar, sino también para contratar dicha plantilla IT.
Tener una base de datos con el talento actual, los que colaboraron anteriormente y los prospectos, es de vital importancia para el perfecto funcionamiento de un área de recursos humanos, no solo a nivel de base de datos, sino a nivel de automatización de procesos. Recursos humanos se puede enfocar en lo humano una vez que el resto está automatizado, y como resultado lograr entornos de desarrollo en los cuales se pudieran trabajar en equipo con todos los mecánicos de campo y mantener un monitoreo de todos los procesos además de lograr reacciones inmediatas entre el sistema y los mecánicos; Excel no es una base de datos.
Cuando el cuello de botella comenzó todas las demás áreas resintieron el atraso sin poder hacer nada al respecto, puesto que la solución al problema era una tecnología que ninguna otra área podía atender. Se requería de una empresa especializada en IT como PruTech que contara con Servicios administrados de Implementación y Capacitación para el uso correcto del nuevo sistema.
¿SOLUCIÓN?
Cinatit
Eliminar uno de los digital gaps del sistema actualmente funcionando en las plantas de Cinatit, no es tarea fácil. Se requiere de un cierto tipo de profesional(es) con el cual no se contaba, ya que el proveedor del ERP no tenía el servicio de software de ofimática en modalidad SaaS, por lo tanto, la tarea (postergada por años) de buscar un nuevo proveedor que pueda interconectar a todos los ERP y RPA ya implementados fue clave.
Por otro lado, está el factor gente y su ubicación; los domicilios de los colaboradores, y por tanto las conexiones de internet son diferentes. Aunado a esto, existe la capa de complejidad de la falta de equipos, tema que también cubre un servicio SaaS por defecto. Contar con un proveedor de SaaS resultó ser subestimada durante el verano del 2020 y para otoño llegó la auditoría de Microsoft sin avisar. Al no contar con una Business Software Alliance, Microsoft penalizó administrativamente a Cinatit, lo cual detuvo por completo la operación hasta poder resolver el problema con Microsoft. El problema sigue sin solución y las pérdidas son ya insostenibles.
Oraci
Buscar talento especializado en IT no es tarea fácil, sobre todo si el sistema existente ya es operado por personas que no son del departamento de TI, pero el crecimiento de la demanda al haberse adaptado al mercado les requirió la búsqueda de este tipo de personal, el cual pueda dar soporte a todos los demás integrantes de la organización.
También es importante no olvidar que el departamento de RRHH tuvo que llevar a cabo una digitalización profunda para así poder eliminar el cuello de botella que se había generado a causa de los procesos más lentos y no acoplados al resto del sistema.
La búsqueda de dicho servicio de staffing especializado en IT fue una odisea, pero cuando el proveedor de talento correcto fue encontrado, el proceso de actualizar RRHH se logró en tiempo récord y sin afectar ninguno de los procesos ya encendidos. Gracias al quick win, Oraci volvió a superar las expectativas del Q.
Tanto Oraci como Cinatit son empresas ficticias, pero basadas en hechos reales. Ambos casos son ejemplos de cómo PruTech puede ayudar a las organizaciones, a través de sus diversos Servicios Administrados como Staffing y Reclutamiento IT, Software Solutions, Consultoría IT, Training Solutions, entre otros, a brindar soluciones integrales 4.0 y a la medida, de forma tanto vertical como horizontal y con ello obteniendo el mayor provecho de sus inversiones tecnológicas y evitando problemáticas innecesarias.