Consolidando el Home Office

Para implementar Home Office, es importante también tener en cuenta los pasos para un flujo de trabajo más “orgánico”.

Una vez implementado el home office, mantener la continuidad de los procesos es un trabajo que requiere de la coordinación de cada uno de los integrantes de la empresa. Tomar la decisión de mantener la operación en modalidad “trabajo en casa” por mucho tiempo o incluso adaptarlo como parte “normal” de las operaciones, requiere de un nuevo paradigma (cultura digital), prácticamente la transformación digital debe abarcar todos los aspectos de la vida laboral y de tu empresa.

Los servicios administrados como la nube y la ciberseguridad son pieza clave de este flujo de trabajo. La continuidad del servicio cubre desde personas laborando desde cualquier locación, hasta líneas de suministro o de producción, que deben ser monitoreadas y operadas a distancia o de forma presencial para cualquier sector. Un ejemplo de esto es el sector educativo, el cual está en constante cambio y su crecimiento se puede impulsar gracias a la digitalización de procesos.

Procesos y buenas prácticas para mantener Home Office

La continuidad del flujo de trabajo y del servicio depende de reglas y procesos estrictos, los cuales todos deben de seguir, desde el gerente hasta los empleados. La importancia de dichos protocolos…

Seguimiento del servicio: Mantener los servicios monitoreados y con soporte 24/7 es de vital importancia para la organización, ya que se asegura la continuidad del servicio; las personas tienen horarios, las máquinas no.

Salud física y mental: La salud mental y física se ve reflejada en el desempeño de los colaboradores, y por lo tanto en los resultados del servicio. No se deben subestimar estos aspectos para mantener la seguridad de la información y la productividad de la organización.

Constante capacitación: mantener a los colaboradores actualizados tanto en hardware como software permite adaptarte fácilmente a los cambios constantes del mercado. Además, estar listo de forma preventiva es fundamental, es por esto, que siempre habrá áreas de oportunidad para la capacitación ya sea cuando se decide implementar HO de forma esporádica o permanente.

Sistema de avisos:  Se debe definir el sistema de difusión de los comunicados empresariales, determinar el medio y las buenas prácticas a implementar para asegurarse que los colaboradores estén al tanto de las situaciones internas.

Medición de KPI y feedback: Detectar las áreas de oportunidad mediante evaluaciones y feedbacks a nivel personal, por equipo, por objetivo e incluso por proceso nos ayudan a implementar mejoras continuas.

Gestión: la gestión del equipo no es tarea sencilla, sin embargo mantener la comunicación con reuniones periódicas ayudará a mejorar la gestión de equipos de trabajo. Por lo que se recomienda hacerse de herramientas de software para facilitar las tareas de gestión de proyectos, como el monitoreo, la administración de tareas y el seguimiento.

El rol de la Tecnología en los procesos remotos

En la implementación del Home Office, la tecnología es el medio principal para que los procesos tomen lugar y la información sea guardada para su gestión e interpretación. Su uso correcto, así como su mantenimiento, son procesos que deben ser tomados en cuenta en todo momento.

Las tecnologías más comunes para el home office:

  • Nube
  • VPN
  • Mensajería instantánea
  • Desarrollo de SW en la nube
  • Sistema de Monitoreo

La cultura de las Buenas Prácticas en la Revolución 4.0

No todos los colaboradores tienen la misma experiencia para trabajar de forma remota, las buenas prácticas tienen como uno de sus objetivos homologar los conocimientos de los colaboradores en el corto y el largo plazo.

La integridad de las redes y la información depende mucho del factor humano, si bien, es un factor relativamente impredecible, sí se pueden aminorar las incidencias. Las mejores prácticas por lo general están contenidos en las siguientes metodologías y certificaciones:

COBIT, ISO / IEC 27001, ISO 9001, NIST, Cloud Credential, EC-Council, CERTI, PMBOOK, SIAM, OPBOK, PRINCE2, TOGAF, desarrollo seguro, código seguro, CMMI, ITIL, ISO / IEC 20000 y DevOps.

Mantén los riesgos e incidencias al mínimo posible con un buen Soporte técnico y de Help Desk.

Ningún usuario podrá jamás conocer un sistema en su totalidad, por lo que es imprescindible contar con un servicio de Help desk o soporte técnico 24/7, que ayude a reducir la frustración de los colaboradores ante una complicación al momento de manejar las nuevas herramientas.  La curva de aprendizaje y la resistencia al cambio son factores que solo las buenas prácticas y el acceso a tickets ayudan a aminorar, prevenir y resolver las incidencias y peticiones de los usuarios.

Beneficios y focos de atención a largo plazo del Home Office como lo han notado directivos como CEO, CFO, CIO y CTO.

Focos de atención

  1. Tendencia a trabajar más horas: fallar al organizar el horario puede resultar en trabajar más horas de las necesarias y aumenta la dificultad de equilibrar la vida personal y el trabajo.
  2. Interferencia trabajo-casa: no hay duda que estar en casa significa interrupciones caseras de todo tipo, estar bien administrado para gestionar es fundamental.
  3. Infraestructura no disponible: no planear significa no estar listo con la infraestructura necesaria para lograr la sinergia entre todos de forma remota.
  4. Sedentarismo: estar siempre en el mismo lugar sin tener que trasladarse para ningún otra actividad nos hace más sedentarios. Por lo que se sugiere tomar un tiempo dentro de la jornada para realizar algún tipo de ejercicio, incluso realizarlos sentados frente a la computadora
  5. Imprevistos: como falta de luz, internet, etc, los inconvenientes no se pueden prevenir siempre existirán y  por esto, siempre es necesario tener un plan de acción para poder afrontarlos.
  6. Concentración: perder la concentración es más fácil, de hecho tener la cocina cerca es un gran distractor.
  7. Desconexión con la cultura de la empresa: la distancia aleja a los colaboradores de la cultura empresarial que distingue a la empresa entre las demás del mercado. 
  8. Riesgos de ciberseguridad: el software y el hardware deben de ser siempre acompañados de buenas prácticas y certificaciones, no sólo para mantener la seguridad como antes del trabajo remoto si no para evitar la fuga de información que se podría dar debido a la distancia.
  9. Comunicación activa: mantener una comunicación constante representa un reto cuando se trabaja en el domicilio, pero es algo q las buenas prácticas pueden prevenir.
  10. Dificultad para medir desempeño y resultados: Medir los KPI y el desempeño ya representa un reto para directivos pero estar al pendiente del ambiente laboral requiere de un trabajo en equipo entre directivos y RRHH.
  11. Baja participación: la participación de los colaboradores puede disminuir debido a la distancia y los objetivos personales.

Beneficios

    1. Contrataciones y entrevistas en cualquier zona demográfica: se pueden hacer contrataciones de personal en cualquier parte del mundo y poder trabajar sin detenerse a través de videollamadas. Además de facilitar la atracción de talento.
    2. Ahorro en oficinas, equipos, electricidad, agua y servicios, papel, jabón, lugares de estacionamiento.
    3. Mejor ambiente laboral: mejorar el ambiente laboral al hacer más efectiva la comunicación y convirtiéndola en comunicación de calidad.
    4. Lealtad y menor deserción: la autonomía y confianza en el colaborador mejora la lealtad y disminuye la deserción, siempre y cuando se tengan objetivos bien planteados y difundidos desde el inicio, incluso reduce la rotación de personal.
    5. Crecimiento macroeconómico: al enfocarse en el cliente y el negocio la empresa puede dedicarse al crecimiento económico y generar más negocio.
    6. Procesos más rápidos: al estar todos sincronizados con los nuevos procesos remotos todo sucede más rápido y fluido gracias a los procesos en la nube que incrementan la productividad.
    7. Digitalización total (transformación 4.0): la cultura digital es es el eje conductor de todos los procesos remotos y de la sinergia entre departamentos.

  1. Responsabilidad individual: a diferencia del trabajo en equipo presencial, el trabajo en equipo a distancia requiere de un compromiso individual total al saber que mi trabajo forma parte de un engranaje organizacional, del cual depende el éxito grupal. Ya que los procesos independientemente de que sean síncronos o asíncronos, impactan en la continuidad de la línea de producción.
  2. Objetivos concretos: se establecen explícitamente las metas a las áreas y sus colaboradores, ya que por la falta de comunicación presencial, se debieron fijar previamente de manera clara y puntual dichos objetivos.
  3. Monitoreo: El monitoreo periódico, ayuda a detectar áreas de oportunidad de las áreas y sus colaboradores, para ajustar y redefinir los procesos, proyectos u objetivos según sea necesario.
  4. ROI: al reducir algunos costos de operación, el ROI general de la empresa naturalmente mejora.
  5. Eficiencia: una vez que la disciplina es un hábito y toma lugar, la eficiencia también se ve afectada de manera positiva.
  6. Autonomía de horario: medir por resultados y no por horario permite que los colaboradores mejoren su productividad al aprovechar la inversión de esfuerzo/tiempo.
  7. Sin desplazamiento: el ahorro de horas en desplazamiento se traduce en un mejor descanso para todos los involucrados lo cual a su vez mejora la productividad.
  8. Menos estrés (stress): como consecuencia de las buenas prácticas y el manejo correcto del Home Office el estrés se va reduciendo poco a poco entre directivos y colaboradores.
  9. Mejor productividad: el conjunto de todo logra finalmente una mejor productividad y un tipo de flujo de trabajo trasladable a varias situaciones diferentes.

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