Arquitectura y buenas prácticas para el home Office

El Teletrabajo, trabajo desde casa, trabajo remoto, trabajo a distancia o como se le conoce por su traducción del inglés Home Office, está en boca de todos gracias a la transformación digital.

Hay circunstancias que obligan a las empresas a implementar home office sin experiencia alguna y sin la infraestructura adecuada, esto tiende a retrasar procesos, generar estrés, pérdida de información, protocolos de seguridad nulos e incluso baja productividad. Por eso, es  recomendable contar con una consultoría previa para poder detectar las áreas de oportunidad. Además es necesario implementar  infraestructura, capacitación y buenas prácticas para poder trabajar de forma eficiente bajo cualquier esquema de trabajo.

¿Cómo implementar un buen Home Office? El objetivo de cualquier empresa

Muchas ideas de cómo hacer un buen home office son ya conocidas, pero siempre hay ciertos aspectos en donde todas coinciden, y es ahí donde radica la eficiencia, el buen diseño de procesos y buenas prácticas, así como el informar correctamente del plan que tomará lugar.

Los objetivos no cambian, los procesos sin embargo sí pueden cambiar o modificarse de forma previa o sobre la marcha, para mantener las metas alcanzables.

  1. Políticas claras: Dar a conocer las reglas de forma clara, aumenta la productividad y la eficacia, así como la optimización del uso de recursos.
  2. Canales de comunicación y gestión: Es importante homologar todos los canales institucionales de comunicación, procesos y los medios de gestión. Una vez elegido el canal o software de comunicación, ya sea a la medida o prefabricado, es necesario capacitar al personal para su uso. Por otra parte, el software de gestión permite medir la eficiencia y administrar los procesos de los colaboradores.
  3. Equipo e infraestructura: Es importante preparar al personal con el equipo, la infraestructura y las plataformas tecnológicas necesarias. Para ello, existen soluciones tecnológicas como la nube, encriptación de datos y network que ayudan a alcanzar los objetivos.
  4. Protocolos de seguridad: Planear y redactar normativas de seguridad de tu empresa, no sólo resguarda la privacidad de la información que se maneje, sino que también ayuda a mantener la continuidad del servicio.
  5. Protocolos de salud: Al implementar home office en tu empresa, es aconsejable instruir al personal a partir de fuentes fidedignas para que sigan los procedimientos ya destinados en cualquier tipo de caso.
  6. Capacitación: Es importante mantener en constante capacitación a los usuarios de la empresa, para fomentar la cultura digital y el uso correcto de software y hardware.
  7. Cultura Digital 4.0: Existen empresas ya adaptadas a la revolución 4.0 cuya transición al home office es más natural o incluso ya lo tienen adoptado. Pero por otro lado, hay empresas que requieren una consultoría previa para poder integrarse a la transformación digital de forma preventiva o de manera emergente ante el status quo.
  8. Facilitar la valoración del trabajo: KPI optimizados y más fáciles de medir y compartir.
  9. Apps: Se deben elegir con anticipación las apps para home office, software, aplicaciones y sistemas computacionales que todos los colaboradores usarán. Como por ejemplo, VPN, mensajeros (Teams, Zoom, Whatsapp Business, Meet), software de trabajo y desarrollo (SaaS, PaaS, IaaS).

Recomendaciones que deben emplear los colaboradores para Home Office.

  1. Horarios: Crear y acatar un horario , tanto para el inicio como para la finalización de la jornada de trabajo, ayuda a generar disciplina, procesos ágiles, productividad y se mantiene la vida personal separada del trabajo.
  2. Espacio dedicado y específico: Designar un espacio dedicado para trabajar con todo listo para el día a día: café, agua, snacks, suministros, consumibles, hardware, software, decoración adecuada, etc.
  3. Recesos: Es importante moverse del lugar de trabajo y tomar recesos de 10-15 minutos cada 2 horas, para evitar contracturas, despejar la mente y descansar la vista.
  4. Disponibilidad y concentración: Cambiar de ambiente es inevitable durante el home office, es importante procurar conocer el nuevo entorno y saber dónde está todo lo que se necesita. Distraerse es mucho más fácil en el domicilio, se deben mantener dichas distracciones al mínimo. Trabajar en casa significa estar rodeado de familiares y personas ajenas al trabajo; hacerles saber que se está en horario de trabajo/oficina ayudará a mantener la productividad.

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